Kiedy ludzie słyszą o certyfikacji ISO 9001, często wyobrażają sobie kupę papierkowej roboty, skomplikowane procedury i biurokracji.Ta opinia nie może być dalej od prawdy, zwłaszcza od czasu zmiany normy w 2015 r..
ISO 9001: Nie tak, jak myślisz
Standard ISO 9001:2015 stanowi znaczącą zmianę w stosunku do poprzednich wersji, odchodząc od sztywnych wymogów dokumentacyjnych w kierunku bardziej elastycznego, elastycznego i elastycznego systemu dokumentacji.praktyczne podejście do systemów zarządzania jakościąPodstawowa zasada jest prosta: udokumentowanie tego, co jest konieczne do wspierania skutecznych operacji i ciągłego doskonalenia, a nie tworzenie papierkowości dla papierkowości.
Dlaczego dokumentacja wciąż ma znaczenie
Chociaż wymagania dotyczące dokumentacji stały się bardziej uproszczone, pozostają one niezbędne w czterech kluczowych celach:
-
Komunikacja informacyjna:Dokumentacja zapewnia spójność między zespołami i partnerami zewnętrznymi, zapobiegając nieporozumieniom dotyczącym procesów, obowiązków i standardów.
-
Dowody zgodności:Rejestry pokazują, że produkty, usługi i procesy spełniają ustalone wymagania, budując zaufanie klientów i organów regulacyjnych.
-
Ochrona wiedzy:Dokumentowane procedury i najlepsze praktyki zapobiegają utracie wiedzy, gdy pracownicy odchodzą i umożliwiają efektywne wdrażanie.
-
Przekazanie doświadczenia:Specyfikacje techniczne i dokumentacja procesów pozwalają organizacjom budować na wcześniejszych sukcesach przy opracowywaniu nowych produktów lub usług.
Dwa rodzaje udokumentowanych informacji
ISO 9001:2015 rozróżnia:
Dokumentacja utrzymywana
Są to żywe dokumenty opisujące, w jaki sposób należy wykonywać działania lub procesy (dawniej nazywane "dokumentowanymi procedurami").
- Polityka i cele w zakresie jakości
- Opis procesu
- Instrukcje pracy
Dokumentacja przechowywana
Są to zapisy, które dostarczają dowodów wykonywanych działań (dawniej nazywane "zapisami").
- Sprawozdania z inspekcji
- Zapisy szkoleniowe
- Protokół z posiedzenia
- Certyfikaty kalibracyjne
Skuteczna kontrola dokumentów
Współczesna kontrola dokumentów nie wymaga gór papieru. Organizacje mogą korzystać z formatów cyfrowych (okresy kalkulacyjne, filmy, obrazy itp.), O ile wdrożą odpowiednie mechanizmy kontroli, w tym:
- Wyraźne procedury kontroli dokumentów
- Bezpieczne systemy zarządzania dokumentami
- Szkolenie personelu w zakresie wymogów dokumentacyjnych
- Regularne audyty kontroli dokumentów
Dokumentacja obowiązkowa zgodnie z ISO 9001:2015
Dokumentacja utrzymywana
- Zakres systemu zarządzania jakością
- Polityka jakości
- Cele jakości
- Kryteria oceny dostawcy
Dokumentacja przechowywana
- Zapisy kalibracji urządzeń
- Kwalifikacje personelu
- Przeglądy wymogów dotyczących produktu/usługi
- Zapisy dotyczące projektowania i rozwoju
- Zapisy dotyczące produkcji/usługi
- Sprawozdania o niezgodności
- Rejestry audytu wewnętrznego i przeglądu zarządzania
Zalecana (ale nieobowiązkowa) dokumentacja
Dokumenty te nie są obowiązkowe, ale mogą poprawić zarządzanie jakością:
- Procedury oceny ryzyka
- Programy rozwoju kompetencji
- Procedury konserwacji urządzeń
- Procesy monitorowania zadowolenia klientów
Wniosek
Certyfikacja ISO 9001 koncentruje się na tworzeniu skutecznych systemów zarządzania jakością, a nie tworzeniu niepotrzebnych dokumentów.Zrozumienie elastycznego podejścia normy do dokumentacji i wdrożenie odpowiednich środków kontroli, organizacje mogą uzyskać certyfikację, jednocześnie poprawiając swoje działania.
