Dla producentów samochodów, którzy borykają się z masą dokumentów papierowych lub obawami związanymi z bezpieczeństwem danych, wdrożenie solidnych udokumentowanych systemów informacyjnych nie jest już opcjonalnym rozwiązaniem.Przedsiębiorstwa spełniające normy IATF 16949 muszą ustanowić kompleksowe systemy zarządzania jakością (QMS), gdzie "dokumentowane informacje" stanowią podstawę nie tylko zgodności z przepisami, ale także doskonałości operacyjnej, zmniejszania ryzyka i ciągłego doskonalenia.
Od czasu wydania normy ISO 9001:2015, tradycyjne terminy "dokumenty" i "nagrania" zostały skonsolidowane w "informacje udokumentowane".Ta zmiana koncepcyjna dotyczy również sektora motoryzacyjnegoISO 9001 definiuje udokumentowane informacje jako dane kontrolowane i utrzymywane, wymagając od organizacji zarządzania zarówno treścią, jak i ich nośnikiem pamięci masowej.
Wykraczając poza ISO 9001, IATF 16949 nakłada bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące dokumentacji.5.1.1 wyraźnie wymaga od organizacji utrzymania udokumentowanego systemu zarządzania jakością, w tym podręcznika jakości.kultury, i złożoność, wymóg dokumentacji pozostaje nie do negocjowania.
Klawisz 7.5.3.2.1 zobowiązuje organizacje do określania, dokumentowania i wdrażania zasad przechowywania danych, które spełniają wymagania prawne, korporacyjne i klientów.W związku z tym konieczne jest ustanowienie kompleksowych systemów zarządzania danymi gwarantujących integralność danych., dokładność i identyfikowalność są kluczowe zarówno dla zgodności z przepisami, jak i skutecznych działań naprawczych.
Klawisz 7.5.3.2.2 w szczególności dotyczy specyfikacji inżynieryjnych, wymagających udokumentowanych procesów przeglądu, dystrybucji,i wdrażanie standardów inżynieryjnych dla klientów, w tym zarządzanie przeglądem zgodnie z harmonogramami dla klientówTakie systematyczne podejście zapobiega błędom w wykonaniu wynikającym z błędnej komunikacji lub błędnej interpretacji.
W ramach systemu zarządzania jakością ISO 9001 udokumentowane informacje służą wielu celom strategicznym:
Standard wyraźnie wymaga utrzymania tych kluczowych dokumentów:
Organizacje powinny wdrożyć następujące kroki w celu opracowania zgodnych systemów dokumentacji:
Nowoczesne rozwiązania zarządzania dokumentami oferują znaczące korzyści:
Dla producentów samochodów udokumentowane informacje wykraczają poza zgodność z przepisami, stanowią one strategiczne atut dla zapewnienia jakości, doskonałości operacyjnej,i zróżnicowania konkurencji na coraz bardziej wymagającym rynku.
